Tổng đài điện thoại là gì – Tác dụng của tổng đài nội bộ ?

Tổng đài điện thoại là gì – Tác dụng của tổng đài nội bộ ?
Rate this post

 

Bài viết này tongdaire.com sẽ chia sẻ với các bạn một số khai niệm cơ bản về tổng đài điện thoại là gì , tìm hiểu xem tác dụng của hệ thống tổng đài nội bộ trong một tổ chức, doanh nghiệp là gì ?

Tổng đài điện thoại là gì

Định nghĩa theo chuyên môn tổng đài điện thoại: là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số đường trung kế nhất định.

Nói cho dễ hiểu tổng đài nội bộ là gì? (Có tên gọi khác Tổng đài điện thoại)

– Tổng đài nội bộ là 1 thiết bị điện tử – nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây….) vào 1 chỗ để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng và ngoại mạng một cách tiện lợi hơn.

Tổng đài điện thoại là gì
Tổng đài điện thoại là gì

 

Tác dụng của tổng đài nội bộ ?

* Tổng đài nội bộ cho phép ta trang bị cho mỗi phòng ban, thậm chí là mỗi nhân viên một máy điện thoại…và đó là 1 số nội bộ riêng biệt.

* Bạn không mất thời gian đi từ phòng này sang phòng khác để bàn công việc. Thay vào đó bạn có thể gọi điện thoại từ phòng này sang phòng kia để trao đổi công việc …hoặc cho từng người để trao đổi công việc. Việc gọi điện thoại nội bộ trong hệ thống tổng đài đơn giản và không hề mất phí.

* Khác với việc đấu song song để nhiều người cùng dùng 1 số điện thoại. Khi bạn đang nói chuyện người khác nhấc máy lên sẽ nghe thấy bạn đang nói chuyện với khách. Với tổng đài việc các máy lẻ trong hệ thống liên lạc nói chuyện với khách hàng hay nói chuyện trao đổi nội bộ là hoàn toàn không bị người thứ ba làm phiền hoặc nghe xen.

* Cơ quan bạn có nhiều phòng ban, bạn phải trang bị cho mỗi phòng bạn 1 số thuê bao cố định từ bưu điện. Điều đó làm cho

+ Số lượng thuê bao bạn phải thuê khá nhiều

+ Mặc dù nhiều vậy nhưng trong phòng có khi vẫn phải xếp hàng chờ đợi để được gọi, trong khi đó khách hàng từ bên ngoài lại không thể gọi vào …vì máy đang bận

+ Bạn có thấy khó chịu không ? khi bạn đang chờ 1 cuộc điện thoại của khách hàng mà người khác lại đang có 1 cuộc nói chuyện khá lâu với khách.

+ Trong khi phòng bạn rất cần điện thoại để liên lạc thì phòng bên cạnh điện thoại lại không dùng đến.

Khi bạn sử dụng tổng đài, điều này sẽ được giải quyết 

+ Tất cả các đường thuê bao sẽ được đưa vào tổng đài, khi đường thuê bao này bận tổng đài tự tìm đến đường thuê bao đang rỗi để bạn có thể sử dụng cho cuộc gọi đi hoặc gọi đến.

+ Bạn sẽ tận dụng được những đường thuê bao rảnh rỗi để sử dụng và khai thác tối đa các đường thuê bao bạn đang có một cách hiệu quả.

+ Bạn có thể giảm bớt số lượng thuê bao với bưu điện so với việc trang bị cho mỗi phòng ban một số thê bao.

* Bạn có thể phân cấp sử dụng cho các nhân viên trong cơ quan.

+ Cho phép người này được gọi đi động, đường dài. Nhưng người khác thì chỉ được gọi nội tỉnh. Hoặc có những người không có nhu cầu liên lạc thì chỉ được dùng để liên lạc nội bộ.

+ Bạn có thể quản lý cuộc gọi của mỗi nhân viên thông qua việc cấp mã cho từng nhân viên…để mỗi khi gọi họ phải bấm qua mã. Điều này giúp bạn quản lý tốt chi phí điện thoại trong cơ quan bạn.* Hệ thống tổng đài tạo lên tính chuyên nghiệp trong công việc.

+ Khách hàng đến gặp bạn để trao đổi công việc, thay vì lễ tân chạy vào thông báo cho bạn biết, nhân viên lễ tân chỉ việc nhấc máy và gọi cho bạn theo số máy lẻ của bạn. Hoặc đơn giản bảo vệ cũng có thể thống báo cho bạn biết, bạn có người đến chờ và xin gặp.

+ Khi có cuộc gọi đến, thay vì 1 ai đó nhấc máy nghe và nói khách hàng chờ và đi gọi bạn….giờ đây nhân viên trực điện thoại sẽ nghe và bấm chuyển đến cho bạn mà không ai cần rời khỏi vị trí.

+ Hoặc hơn nữa khi khách hàng gọi đến họ có thể nghe những hướng dẫn phát ra từ hệ thống và khách hàng có thể tự bấm đến số máy lẻ của bạn.

Trên đây là một số tác dụng, tính năng hữu ích của tổng đài điện thoại, ngoài ra còn rất nhiều tính năng khác  mà hệ thống tổng đài mang lại khi bạn sử dụng nó. Bạn có thể tham khảo hệ thống tổng đài nội bộ của chúng tôi và dịch vụ tổng đài 1900 uy tín

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG SỐ.

Trung tâm kinh doanh dữ liệu trực tuyến

Địa Chỉ: Tầng 18 Tòa VTC online, số 18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Thành Phố Hà Nội.

Chuyên viên kinh doanh : Nguyễn Khắc Quang

Mobile: 0977.545.893

Skype: nkquang93

Mail: quangnk93@gmail.com

Tổng đài điện thoại là gì – Tác dụng của tổng đài nội bộ ?
Rate this post
Bài viết liên quan
Go To Top